Agnė Jasinskaitė, UAB „Nordgain“ generalinė direktorė
Kad ir kaip gerai būtų organizuota kompanija, kad ir kokie uolūs darbuotojai joje dirbtų – vasara yra toks sezonas, kai biuro koridoriuose ar gamybos patalpose įsisuka lengvas ir šiek tiek susikaupimą blaškantis atostogų brizas. Aplink girdisi atostogų motyvai – vieni kolegos išvykę, kiti jau grįžę ir trykšta įspūdžiais, treti dar tik kuria gundančius poilsio planus. Kaip šiame šurmulyje gyvena tykusis bendrovės buhalterio ar keleto buhalterių kampelis?
Įmonės buhalteris yra tas asmuo, kuris savo įsipareigojimų negali apleisti nė dienai. Darbuotojų atlyginimai, atostoginių mokėjimai, mokesčių skaičiavimas ir deklaravimas, griežtai laiku teikiamos ataskaitos valstybės institucijoms ir dar daugybė kitų pareigų yra tas kuras, kuriuo nuolat papildant įmonės variklį galima tikėtis, kad bendrovės verslas pirmyn judės negirgždėdamas ir nekels galvos skausmo vadovams.
Tačiau net ir gerai sustyguota įmonė nėra apsaugota nuo netikėtumo, kuris vadovą priverčia skėstelėti rankomis ar griebtis už galvos: buhalteris, atsakingas už visus įmonės finansus, darbe nepasirodė. Apie tokius kritinius atvejus, kaip liga ar dar blogiau, diskutuoti nesinori, tad aptarkime mažiau dramatiškas situacijas – gal pati įmonė „užmiršo“, kad buhalteris turi suplanuotų atostogų ir jau įsiregistravo skrydžiui į Maljorką?
Aplinkybių būna įvairių, tačiau daugiausiai problemų įmonė patiria, jei buhalteris neperdavė savo darbų, ir ant jo stalo liko kalendorius, primargintas ne kiekvienam suprantamais terminais. Didesnės bendrovės dažniausiai būna parengusios savotišką „planą B“ daugumai tokių situacijų („remediation plan“), taigi tokioje įmonėje pirmasis žingsnis būtų atsiversti tą planą ir sekti jame išvardytas instrukcijas. Dažnai tai – palyginti bendro pobūdžio planai, kuriuose nurodoma labai bendros gairės ir dažniausiai sunkiau pritaikomos atskiroms šalims. Nepaisant bendro pobūdžio, toks planas yra visai nebloga priemonė amortizuoti buhalterio „dingimą“.
Vis dėlto sunkiau su tokiomis problemomis susidoroti mažesnėms įmonėms, kuriose, beje, ne toks retas atvejis, kad vadovas tiesiog nėra įsigilinęs į finansinės apskaitos subtilybes ir buhalteris jam – nepakeičiama dešinioji ranka.
Tokiu atveju patariame veikti pagal paprastą planą:
• Jei įmanoma, susisiekti su išvykusiu buhalteriu ir, sekant jo nurodymais, išsiaiškinti bei perimti skubiausius darbus. Jei susisiekti neįmanoma ir jei komandoje dirbo daugiau buhalterių – įmonėje ieškoti kito buhalterio, kuris geriausiai susipažinęs su kolegos darbinėmis funkcijomis.
• Kadangi patys intensyviai dirbame, šviesdami įmones apie jų vidinę organizaciją, viliamės, kad ir buhalterį skubių atostogų išlydėjusi įmonė tikriausiai turi įsidiegusi sistemas, kuriose fiksuojami svarbiausi darbai bei jų terminai, taigi per tokias klientų valdymo programas galima atsekti, kas iš būtinų buhalterijos darbų jau atlikta ir ką reikia netrukus padaryti.
• Buhalteris dirbo vienas, įmonėje nėra nė vieno žmogaus, kuris būtų susipažinęs su šios srities darbais. Jau drama? Anaiptol – tokioje situacijoje greičiausia ir efektyviausia pagalba – buhalterinių paslaugų pirkimas iš išorės („outsource“).
Pastaruoju atveju įmonės vadovybė gali būti rami – iš išorės pasamdytas buhalteris sugebės suvaldyti situaciją, sutikrinti pagrindinius finansinės ir mokestinės apskaitos terminus, suskaičiuos darbuotojų atlyginimus, pateiks būtinas ataskaitas bendrovės vadovybei bei ataskaitas valstybinėms institucijoms.
Žinoma, pasikvietus pagalbininką buhalterį iš šalies, pirmiausia būtina sutvarkyti jo įgaliojimus, kad darbus perimantis žmogus galėtų prisijungti prie VMI, „Sodros“, banko, Registrų centro, Statistikos departamento ir kitų sistemų. Tai nėra sudėtinga – įgaliojimus suteikia vadovai, be to, tą galima padaryti elektroniniu būdu. Naujam buhalteriui įgaliojimų sutvarkymas truks ne daugiau nei 5 minutes. Net jei vadovas yra ne Lietuvoje, tai jau gana paprastai įveikiama užduotis. Jei tvarkant kuriuos nors reikalus būtinas fizinis buhalterio parašas – taip pat reikia susitvarkyti vadovo įgaliojimus.
Profesionali buhalterinė „greitoji pagalba“ pasirūpins mokesčių, susijusių su darbo užmokesčiu – gyventojų pajamų mokesčio, „Sodros“ įmokų – skaičiavimu, įvykdys verslo įsipareigojimus, susijusius su PVM deklaravimu ir mokėjimais. Naujasis buhalteris taip pat turėtų paskambinti į VMI bei „Sodrą“ ir pasitikslinti, ar įmonėje nėra su šiomis įstaigomis neišspręstų klausimų, mokėtinų sumų – paprastai tokią informaciją institucijos suteikia geranoriškai.
Specifinių užduočių atsiranda, jei įmonė yra licencijuojama Lietuvos banko, tarkime, kaip fondai ar licencijuojamos mokėjimo įstaigos – tokiu atveju tenka perimti su reguliuotoju susijusius reikalavimus, ataskaitų akcininkams ar kitoms institucijoms teikimą, išsiaiškinti, ar neturi būti mokami dividendai. Kiek sudėtingiau, jei naujas buhalteris į įmonę pasibeldžia tuomet, kai vyksta metiniai darbai – svarbu išsiaiškinti, kokioje stadijoje yra šis procesas, o jei vyksta auditas – užmegzti kontaktus su auditoriais. Taip pat – ir vidinių auditų atveju.
Situacijos, kurias šįkart aptariame – kai buhalterį įmonė praranda staiga ar jis iš darbo vietos pasišalina neperspėjęs – nėra dažnos, jas drąsiai galima priskirti netikėtumų žanrui. Išvengti nesmagių šio žanro variacijų padeda įmonės turimas „planas B“, o vadovų galvos skausmą mažina galimybė bet kurią akimirką rasti finansininką profesionalioje buhalterijos įmonėje.
Komentaro autorė – Agnė Jasinskaitė, UAB „Nordgain“ generalinė direktorė
