Lietuvoje vis garsiau skamba nuogąstavimai dėl kvalifikuotų darbuotojų stygiaus – vieni sektoriai tą jaučia mažiau, kiti daugiau, tačiau problema akivaizdi. Iš dalies ją galima spręsti, įmonėse diegiant efektyvumą didinančius sprendimus, susijusius su dokumentų valdymu ir tvarkymu.
Patys būdami finansų apskaitos verslo atstovai, kasdien susiduriame su didžiuliu kiekiu dokumentų, todėl nuolat ieškome galimybių paspartinti, palengvinti darbą su jais. Nors apskaita – palyginti siaura sritis, tačiau joje dirbdami privalome diegti geriausios praktikos modelius, susijusius su įmonės vidinių procesų efektyvumu, o šie modeliai gali būti pritaikomi kur kas plačiau, ne tik apskaitoje. Mūsų patirtis rodo, kad keletas palyginti paprastų instrumentų gali palengvinti gyvenimą ir įvairiose srityse veikiančioms įmonėms, ir jų finansininkams, be to, nuo neefektyvaus darbo išvaduoti žmonės gali būti skirti kitoms užduotims atlikti.
Vienas svarbiausių žingsnių – dokumentų valdymo sistemos įdiegimas bendrovėje. Norint geriau įsivaizduoti, kam tai reikalinga, pakanka įsivaizduoti situaciją: artėjant susitikimui, staiga prireikia kritiškai svarbaus dokumento. „Nieko tokio“, – pagalvojame ir pradedame ieškoti skaitmeninėse įmonės laikmenose. Pradedame nuo savo departamento – nėra. Nieko tokio, pamėginsime pagal raktinį žodį, ir gauname dešimtis rezultatų su tais pačiais raktiniais žodžiais. O dar turėkime galvoje, kad įmonės laikmenose tikriausiai yra aibė pasenusių dokumentų. Taip gali ir panika ištikti.
Bet tai – tik įsivaizduojama situacija, jei įmonėje veikia dokumentų valdymo sistema – metodas, kuris suteikia organizacijoms galimybę saugoti ir atsekti visus dokumentus vienoje vietoje, naudojant tam tikrą programinę įrangą. Tokios sistemos įdiegimas turi nemažai privalumų. Pirmiausia – palengvina bendradarbiavimą ir komunikaciją bendrovėje, kadangi, turėdami greitą prieigą prie dokumentų ir galėdami jais nesunkiai dalytis, keli darbuotojai gali dirbti ties tuo pačiu projektu, nepatirdami sunkumų. Dokumentai sistemoje atnaujinami, neaktualūs – šalinami. Į komandiruotes vykstantiems darbuotojams tokia sistema suteikia prieigą prie reikiamų dokumentų per atstumą. Aiški struktūra, „kur kas padėta“ – didžiulis palengvinimas darbuotojams ir mažesni kaštai įmonei. Sutaupoma laiko: brangios darbo valandos nėra eikvojamos, skirtingose vietose ieškant reikalingos informacijos, kadangi tam pakanka poros kompiuterio pelės paspaudimų.
Labai svarbu, kiek į šiuos procesus investuojama dar juos diegiant: kuo reikšmingesnės investicijos, tuo didesnę naudą įmonė skaičiuoja vėliau. Daugiau investavus į programą, galima taip sutvarkyti procesus, kad nuskanuoti dokumentai pagal sistemoje numatytas taisykles gautų visus reikalingus patvirtinimus, patys sukristų į dokumentų valdymo sistemą, o iš ten jau automatiškai iškeliautų apskaitai, vadybininkams, pardavimų skyriui ar kitur, priklausomai nuo įmonės poreikio.
Kitas žingsnis – teksto atpažinimo (optical character recognition, OCR) programinės įrangos įdiegimas įmonėje. Tai – įranga, leidžianti popieriuje atspausdintus dokumentus, PDF rinkmenas ir fotografuotus dokumentus paversti redaguojamomis rinkmenomis. Paprasčiau tariant, tais atvejais, kai įmonėje tenka apdoroti šūsnis dokumentų, pateiktų „paveikslėlių“ formatu, nereikia juose esančių duomenų suvedinėti ranka – tai atliekama pasitelkus OCR. Nuo greitesnės paieškos ir paprastesnio redagavimo iki skaitmeninės ir fizinės erdvės taupymo – tai ir yra OCR privalumai. Ši įranga „atpalaiduoja“ žmones nuo laikui imlaus spausdintų ar skanuotų dokumentų turinio perrinkinėjimo, leidžia atlikti greitą paiešką dokumentuose.
Tiesa, kaip rodo mūsų patirtis, norint kiek įmanoma efektyviau panaudoti OCR, itin „sveika“ įmonėje įdiegti ir papildomą programinę įrangą, kuri nuskaito OCR atpažintus dokumentus, atrenka juose esančią reikalingą informaciją ir ją sumeta į apskaitos bei kitas sistemas. „Vienišas“ OCR įrankis to padaryti negali, kadangi jis skirtas tik pačiam dokumentui paversti į skaitmeninį formatą. OCR ir ją lydinti papildoma programinė įranga – kiek reikšmingesnė finansinė investicija įmonei, tačiau ši technologija daugelį kasdienių procesų paverčia efektyvesniais ir ypač pasiteisina didesnėse įmonėse, kuriose apdorojami dideli kiekiai dokumentų.
Norint žengti dar sparčiau šiuolaikinių technologijų keliu, įmonėms siūloma susikurti ir įsidiegti kelionių išlaidų programėles, kurios leistų daug keliaujantiems darbuotojams lengviau pateikti dokumentus. Tokios programėlės sudaro galimybę nufotografuotus dokumentus siųsti tiesiai buhalterijai, taigi, pradiniame etape pateikiant dokumentus reikia tik minimalių pastangų. Toks įrankis itin patogus daug keliaujantiems ir nuolat užsiėmusiems vadovams.
Įtakos efektyvumui turi ir tokie iš pirmo žvilgsnio nereikšmingi patobulinimai kaip dviejų monitorių naudojimas vienoje darbo vietoje. Tai palengvina darbą vienu metu su keliomis programomis, be to, leidžia lengviau atsisakyti „popierių“ įmonėje, nes informaciją galima peržiūrėti viename iš monitorių, o ne spausdintame lape. Tokie sprendimai daugelyje įmonių jau yra savaime suprantami.
Prieš diegiant bet kurį iš šių sprendimų bendrovė turėtų kruopščiai įsivertinti savo specifiką: tai gali būti didelė įmonė, turinti daug darbuotojų, bet dokumentų – sąlyginai nedaug. Ir atvirkščiai, tai gali būti bendrovė, teturinti kelis darbuotojus ir tūkstančius dokumentų. Taigi, reikia išsiaiškinti, kurie procesai užima daugiausia laiko ir būtent tose srityse siekti efektyvumo.
Išvardyti įmonės darbo patobulinimai – tikrai ne revoliucija, tačiau tai nesunkiai leidžia pakeisti mažiau efektyvų žmogaus darbą į tokį, kuriame pridėtinė vertė – didesnė.
Komentaro autorė – Agnė Jasinskaitė, „Nordgain“ generalinė direktorė
